Prestiżowa spółka z siedzibą w Krakowie poszukuje doświadczonej osoby łączącej bezpośrednie wsparcie Prezesa Zarządu z nadzorem nad funkcjonowaniem biura. Nowa osoa będzie wspierać pracę CEO nadzorując kalendarz, organizując spotkania, podróże lotnicze (bilety, hotele), będzie zarządzać dokumentacją w zakresie podpisywania dokumentów przez CEO, a także nadzorować będzie pracę biura w tym współpracować z wszystkimi działami, wspierać komunikację, dbać o zarządzanie biurem i koordynować pracę Asystentki Biura. Do obowiązków nowej osoby będzie także wspieranie CEO w sprawach prywatnych takich jak np. kontaktu z firmą ochroniarską, kierowcą, firmami remontowymi, etc. Praca w pełni stacjonarna z biura, standardowe godziny pracy.
Personal Assistant (PA) to a CEO / Office Manager
Zadania:
- Kompleksowe zarządzanie kalendarzem Prezesa — planowanie, koordynacja i priorytetyzacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych
- Organizacja podróży służbowych: loty, hotele, transfery, itineraria i dokumentacja podróżna
- Przygotowywanie notatek, prezentacji, raportów i korespondencji w języku polskim i angielskim
- Rola pierwszego punktu kontaktu w komunikacji Prezesa z klientami, partnerami i pozostałymi działami firmy
- Koordynacja spraw prywatnych Prezesa — nadzór nad nieruchomościami, kontakt z wykonawcami, współpraca z ochroną, koordynacja kierowcy, rezerwacje prywatne
- Nadzór nad pracą Asystentki Biura oraz codziennym funkcjonowaniem biura
- Kontrola obiegu dokumentów, terminowości podpisywania umów i zgodności z procedurami wewnętrznymi
- Koordynacja współpracy międzydziałowej i zapewnienie płynnego przepływu informacji
- Negocjacje z dostawcami usług biurowych oraz zarządzanie budżetem administracyjnym
Wymagania:
- Wykształcenie wyższe
- Kilkuletnie doświadczenie na stanowisku asystenckim lub w roli Office Managera, najlepiej przy bezpośredniej obsłudze kadry zarządzającej
- Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie — warunek konieczny
- Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office
- Dyskrecja, sumienność, doskonałe umiejętności organizacyjne i komunikacyjne
- Bardzo dobre referencje
- Proaktywna postawa, wysoka kultura osobista i profesjonalna prezencja
Oferta:
- Bardzo dobra atmosfera w prestiżowej organizacji
- Wynagrodzenie na umowe B2B - 12.000 - 15.000 + VAT
- Możliwość poszerzania kompetencji i rozwój w organizacji